Senin, 11 Maret 2013 / 13:54:55 WIB

Lemari arsip, syarat mutlak pengelolaan tata naskah kepegawaian

Diposting : Administrator | Kategori: Kepegawaian | Dibaca: 8347 kali


Paringin... Selain secara elektronik menggunakan Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian (SAPK),pengelolaan data kepegawaian sangat erat hubungannya dengan pengelolaan berkas fisik / dokumen kepegawaian, karena data elektronik yang valid dan akuntable bersumber dari dokumen kepegawaian yang lengkap, valid, serta dikelola dengan baik.

Sistem pengelolaan tata naskah kepegawaian yang baik telah dijelaskan secara lengkap dalam Peraturan Kepala BKN nomor 18 Tahun 2011 mengenai Pedoman Pengelolaan Tata Naskah Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil. Dalam peraturan tersebut, dijelaskan bagaimana melakukan pencatatan, penyimpanan, pemeliharaan, pelayanan informasi dokumen kepegawaian, serta sarana prasarana yang diperlukan untuk menciptakan sistem pengelolaan tata naskah dokumen kepegawaian yang baik dan lancar.

Berpedoman pada Peraturan Kepala BKN tersebut, Badan Kepegawaian Daerah secara bertahap melakukan pengelolaan tata naskah dokumen kepegawaian yang menyimpan dan mengelola dokumen kepegawaian seluruh PNS dilingkungan Pemerintah Kabupaten Balangan.

   

Setelah melakukan pengumpulan dan akumulasi fotocopi sah berkas dokumen kepegawaian seluruh PNS dilingkungan Pemerintah Kabupaten Balangan yang dilaksanakan triwulan akhir tahun 2012 yang lalu, yang mana fotocopi sah berkas yang dikumpulkan terdiri atas 30 item dimulai dari SK pengangkatan sebagai CPNS hingga Kartu Tanpa Penduduk (KTP). Tahun 2013 ini, BKD Kabupaten Balangan mulai melaksanakan pengelolaan dan manajemen berkas dokumen kepegawaian tersebut.

  Salah satu syarat mutlak untuk mewujudkan sistem pengelolaan dokumen kepegawaian yang baik adalah sistem penyimpanan, saat ini BKD Kabupaten Balangan telah memiliki lemari arsip gerak / mobile cupboard sesuai dengan standard BKN. Lemari Arsip Gerak ini terdiri atas susunan 8 (delapan) lemari, masing-masing lemari terdiri atas 5 kompartemen, setiap kompartemen dapat menampung 110 map plastik, setiap map plastik dapat menyimpan dokumen kepegawaian untuk satu orang PNS, sehingga lemari arsip yang digunakan pada BKD Kabupaten Balangan dapat menampung 4400 map plastik standar yang digunakan BKN. Diharapkan media penyimpanan ini akan tetap dapat menampung seluruh dokumen kepegawaian PNS dilingkungan Pemerintah Kabupaten Balangan selama 10 bahkan 15 tahun yang akan datang, karena kapasitas lemari ini sudah lebih dari cukup jika dibandingkan dengan jumlah PNS Kabupaten Balangan yang hanya sejumlah 3447 orang terhitung Desember 2012.

Prinsip dasarnya adalah, sistem pengelolaan data secara elektronik yang didukung oleh sistem pengelolaan tata naskah dokumen kepegawaian yang baik, lancar dan tertib, akan dapat mewujudkan sistem informasi kepegawaian yang terintegrasi, efisien dan efektif dalam hal pelayanan informasi kepegawaian. (Wendy).

Berita Terkait Komentar Via Facebook
( 0 ) Komentar Belum ada komentar(0) Form Komentar
*Opsional, boleh tidak diisi
(Masukkan 6 kode diatas)